Proses Analisa Jabatan (2)

Bagi mereka yang berkecimpung dalam aktivitas Human Resources, istilah Job Analysis, Job Description, Job Specification dan Job Evaluation bukanlah istilah yang asing. Istilah-istilah tersebut dalam bahasa Indonesia dikenal dengan Analisa Jabatan, Uraian Jabatan, Spsifikasi Jabatan dan Penilaian jabatan. Untuk itu perlu dimengerti apa dan bagaimana berfungsinya aktivitas-aktivitas tersebut termasuk mengapa perangkat tersebut diperlukan.

Organisasi manapun di dunia jika dikelola dengan benar selalu menggunakan strategi dalam menjalankan roda organisasinya. Yang dimaksud strategi disini adalah “rencana apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi”. Walaupun ini bukan definisi ilmiah tetapi merupakan definisi praktis, namun kiranya cukup untuk memulai topic pembicaraan kali ini. Strategi organisasi, yang dalam pengembangannya dipengaruhi oleh faktor luar maupun faktor dalam di dalam organisasi, selanjutnya akan dijabarkan lebih lanjut oleh Divisi-divisi seperti Keuangan, Komisi-komisi, dll yang ada dalam organisasi tersebut. Sehingga nantinya akan ada perencanaan di dalam divisi-divisi tersebut. Selanjutnya perencanaan Divisi tersebut akan dijabarkan lebih lanjut lagi dengan lebih terperinci menjadi Goal dan Objektip oleh departemen-departemen atau bagian-bagian lain dalam Divisi masing-masing. Untuk Human Resources Department misalnya dibagi dalam Recruitmen, Pengupahan, Training and Development dsb.

Namun sebelum masuk lebih dalam kiranya perlu dikemukakan atas beberapa istilah yang mungkin perlu dikaji.

1. Posisi: (sering disebut pula “kedudukan”) adalah sekelompok tugas yang dilimpahkan kepada seseorang. Banyaknya posisi dalam suatu organisasi adalah sebanyak personalia dalam organisasi itu.
2. Jabatan: merupakan sekelompok posisi yang sama dalam jenis dan tingkatan pekerjaannya. Dalam beberapa hal sebuah posisi yang tercakup dalam jabatan itu karena tidak ada posisi lainnya yang sama.
3. Okupasi: merupakan sekelompok jabatan yang sama dalam jenis pekerjaan dan ditemukan di seluruh organisasi. Suatu okupasi adalah suatu golongan pekerjaan yang ditemukan dalam banyak organisasi.

Mengapa Analisa Jabatan? Karena pada dasarnya focus utama dari Human Resources dari suatu organisasi adalah manusia yang berkarya atau bekerja di lingkup organisasi tersbut serta pekerjaannya/karyanya yang dikerjakan oleh manusia tersebut.

Pertanyaan selanjutnya adalah apa yang dimaksud dengan analisa jabatan?

Secara umum dapat didefinisikan dengan “suatu proses secara sistematis untuk mendapatkan informasi-informasi yang penting dan relevan mengenai suatu jabatan”.

Dengan demikian analisa jabatan merupakan suatu proses pengkajian dan pengumpulan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu. Dalam kenyataannya ini merupakan suatu prosedur untuk mengumpulkan, mengolah, menafsirkan dan menarik kesimpulan berdasarkan segala fakta yang relevan dengan jabatan secara sistematis.

Oleh karena itu analisa jabatan menyelidiki tugas-tugas, proses-proses, peraturan-peraturan, wewenang-wewenang dan tanggung jawab, kondisi-kondisi kerja dan syarat-syarat perseorangan. Artinya bahwa analisa jabatan berhubungan dengan jabatan dan kondisi mengenai pemegang jabatan (pekerja) untuk melangsungkan jabatan tersebut.

Hasil langsung dari analisa ini adalah deskripsi jabatan/uraian jabatan dan spesifikasi jabatan.

Bagaimana kita melakukannya?

Untuk ini ada empat hal yang kita perlu ketahui. Pertama adalah sumber data. Kedua, bagaimana mendapatkan data tersebut. Ketiga adalah proses pengumpulannya, dan terakhir adalah siapa yang terlibat dalam proses analisa jabatan tersebut?.

1. Sumber Data.
Kita dapat membedakan sumber data menjadi dua kelompok.. “Sumber primer”, jika data itu diperoleh langsung dari pemegang jabatan dan/atau atasan pemegang jabatan tersebut. Disebut ‘sumber data sekunder” jika kita mendapatkannya dari selain yang primer tersebut. Ini antara lain diperoleh dari Organisasi itu sendiri, Dokumentasi yang sebelumnya, publikasi-publikasi, Assosiasi lain yang relevan, Data survey lain dsb.

2. Metode Analisa
Banyak cara untuk pengumpulan data ini. Untuk data primer yang sering digunakan ialah:

1. Pengamatan langsung. Ini terutama untuk pekerjaan-pekerjaan yang banyak membutuhkan pekerjaan phisik dan siklus kerjanya relatip pendek. Tentu saja dapat diikuti dengan pertanyaan-pertanyaan jika diperlukan penjelasan.
2. Wawancara. Bisa dilakukan wawancara perorangan maupun wawancara kelompok. Ini hampir dapat dipergunakan untuk semua jenis pekerjaan. Dimaksud dengan wawancara kelompok disini jika yang diwawancarai beberapa pekerja yang mengerjakan pekerjaan yang sama. Keuntungannya informasi yang dikumpulkan akan lebih lengkap karena pekerja-pekerja tersebut dapat saling melengkapi.
3. Kuestioner. Ini lebih cocok untuk pekerjaan yang memerlukan olah pikir dan memerlukan waktu untuk menjawabnya dan menghendaki pemegang jabatan untuk menjelaskan secara tertulis. Dapat disiapkan dalam bentuk “open-ended Questionaire” ataupun dengan “Highly Structured Questionaire”.
4. Kombinasi dari beberapa sistim di atas.

3. Proses analisa.
Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, sebaiknya mengikuti proses berikut:

1. Pilih Jabatan-jabatan yang direncanakan untuk dievaluasi dan lengkapi dengan memeriksa catatan-catatan yang ada atau terdahulu mengenai jabatan yang dimaksud
2. Jelaskan maksud dan tujuannya kepada sipemegang jabatan dan atasannya. In perlu agar mereka tidak curiga, karena kalau mereka berfikir bahwa ini akan merugikan mereka, informasi yang akan mereka berikan tidak akan obyektip.
3. Jika maksud dan tujuan telah diterima dan dimengerti oleh pemegang jabatan barulah proses analisa dapat dilaksanakan.
4. Setelah keterangan yang diperlukan dirasa telah lengkap, kumpulkan dan susun baik uraian maupun spesifikasi jabatan.
5. “Maintain dan update” uraian maupun spesifikasi jabatan tersebut dengan selalu melengkapinya dengan informasi-informasi baru.

4. Siapa yang terlibat dalam proses analisa tersebut?
Seperti dikemukakan sebelumnya, pemegang jabatan dan atasannya yang langsung adalah kunci utama. Dari human resources biasanya seorang Job Analyst dan kalau tidak ada petugas yang khusus untuk itu dapat dibentuk task-force yang tentunya perlu mendapatkan pelatihan terlebih dahulu.

Kumungkinan-kemungkinan terjadinya kesalahan dalam proses analisa antara lain:

1. Salah dalam menentukan sampel
2. Informasi yang dikumpulkan kurang lengkap
3. Salah dalam mengartikan pertanyaan sehingga jawaban yang diberikan kurang tepat.
4. Bias dari pemegang jabatan ataupun penanya
5. Salah dalam menafsirkan hasil jawaban

Job Analysis dalam Praktik

oleh Martin E. Susilo

Position Description adalah paparan mengenai pemahaman mendasar tentang apa yang harus dan hendaknya dilaksanakan seorang yang ditugaskan. Dokumen position description juga menjelaskan tujuan perutusan serta apa yang dilakukan dalam tugas perutusan tersebut supaya tujuan perutusan dapat dicapai. Uraian jabatan berfungsi sebagai kerangka bagi pemegang jabatan untuk bekerja dan berprestasi (performance).

 

Secara ringkas, Informasi dari sebuah uraian jabatan dapat digunakan antara lain untuk:
1. Menyusun dan merevisi struktur organisasi
2. Menilai bobot suatu posisi
3. Merencanakan persyaratan Sumber Daya Manusia
4. Menempatkan pelayan baru
5. Memberikan orientasi bagi pelayan baru
6. Mengidentifikasi kebutuhan training
7. Meningkatkan prestasi kerja

Prinsip-prinsip dasar yang harus diingat dalam mengembangkan suatu uraian jabatan adalah:

 

-> Memfokuskan kepada pekerjaan, bukan kepada orang yang melakukan pekerjaan
-> Menyajikan suatu analisis, bukan daftar kegiatan
-> Berdasarkan fakta, tidak berdasarkan pada pendapat atau penilaian subyektif
 

 

Beberapa Aspek Yang Tertera Dalam Uraian Jabatan
1. Identitas
Berisi informasi ringkas mengenai jabatan yang dipegang saat ini, jabatan atasan langsung, departemen, divisi dan/atau tempat bekerja.

2. Tujuan/Maksud Jabatan Keseluruhan (Overall Job Purpose)
Pernyataan singkat tentang mengapa suatu jabatan ada dan apa artinya bagi organisasi, jadi melingkupi apa yang dilakukan dan apa yang dihasilkan.

Tujuan jabatan secara keseluruhan harus dapat menjawab paling tidak satu dari beberapa pertanyaan di bawah ini:
¨ Bagian apa dari keseluruhan tujuan organisasi yang diselesaikan oleh jabatan ini?
¨ Apakah kontribusi khusus dari jabatan ini terhadap organisasi?
¨ Apa yang tidak akan terlaksana bila jabatan ini tidak ada?
¨ Mengapa kita perlu jabatan ini?

Tiga elemen utama dari pernyataan singkat tujuan jabatan keseluruhan (overall job purpose):
¨ Tujuan keberadaan jabatan– mengapa fungsi itu dilakukan
¨ Batasan – fungsi apa dan/atau kegiatan apa yang dipengaruhi
¨ Sasaran – Hasil akhir

3. Tugas Utama/Lingkup Tanggungjawab (Key Result Areas)
Merupakan daftar hasil akhir atau tanggungjawab utama yang dituntut oleh jabatan ini, guna tercapainya tujuan organisasi secara keseluruhan.

Lingkup tanggungjawab diharapkan dapat menjawab: 
-  Target apa saja yang harus anda capai 
- Apa yang harus Anda lakukan untuk mencapai target Anda tersebut 
- Apa saja yang dapat Anda gunakan sebagai tolok ukur keberhasilan jabatan Anda 
- Tujuan apa saja yang diharapkan dari serangkaian kegiatan Anda 
- Apa kontribusi Anda terhadap tujuan organisasi 
- Bilamana Anda dianggap berhasil atau gagal oleh atasan

Karakteristik tanggungjawab utama adalah:
¨ Memfokuskan pada hasil akhir, bukan kegiatan.
¨ Tanggungjawab utama mencakup pernyataan yang terdiri dari ‘mengapa’ (tujuan keberadaan), ‘apa’ (batasan), dan ‘hasil akhir’ (sasaran).
¨ Masing-masing tanggungjawab utama berbeda satu dari yang lainnya, dan menjelaskan suatu bidang yang jelas, di mana hasilnya harus dicapai atau dilakukan si pemegang jabatan.
¨ Biasanya terdiri atas 4 sampai 8 area kontribusi; bila kurang dari itu, kemungkinan kita menyatukan 2 tanggungjawab atau lebih secara bersamaan atau mengabaikan bidang-bidang penting; jika lebih kemungkinan kita membuat daftar kegiatan, bukan tanggungjawab.
¨ Diawali dengan suatu kata kerja yang menunjukkan jenis tanggungjawab yang unik atau khusus bagi jabatan tersebut yang berbeda dengan jabatan lainnya.

4. Wewenang Jabatan
Otoritas yang dimiliki oleh suatu jabatan untuk membuat keputusan tanpa berkonsultasi atau menunggu persetujuan atasan terlebih dahulu. Dalam jabatan tertentu, wewenang jabatan dapat berupa rekomendasi keputusan

5. Hubungan dengan pihak terkait (stakeholder)
Gambaran interaksi antara jabatan dengan pihak-pihak lain di dalam dan di luar organisasi

6. Spesifikasi Jabatan
Sejumlah persyaratan yang harus dan sebaiknya dimiliki pemegang jabatan

7. Kompetensi (Competencies)
Kompetensi adalah karakteristik pribadi di mana seseorang yang berprestasi luar biasa (outstanding performer) dalam pekerjaan tertentu:
¨ Melakukannya lebih sering
¨ Melakukannya pada banyak situasi yang berbeda
¨ Melakukannya dengan hasil yang jauh lebih baik dari seorang yang berprestasi rata-rata (average performer). Kompetensi mencakup pengalaman, pengetahuan, ketrampilan dan karakteristik pribadi.

8. Problem / Tantangan Khusus (Specific Problem / Challenges)
Menggambarkan bagian yang paling sulit dan kompleks yang tidak tercakup dalam uraian di atas dan yang bukan merupakan kegiatan rutin sehari-hari. Berisikan problem dan tantangan khusus yang khas dari suatu jabatan, di dalam maupun di luar organisasi, yang berkaitan dengan lingkup tanggungjawab jabatan.

Beberapa hal yang dapat membantu Anda untuk mengidentifikasi tantangan dan kompleksitas jabatan:
1. Keanekaragaman masalah
2. Masalah yang paling khas
3. Masalah yang paling sulit
4. Desakan waktu dan perhatian yang dibutuhkan dalam memecahkan masalah
5. Dukungan, bantuan, kemampuan yang dibutuhkan dalam memecahkan masalah
6. Kondisi atau keadaan lingkungankerja secara fisik seperti beresiko atau berbahaya, suara atau bunyi keras, gelap, pengap, kotor atau berlumpur, tertutup atau terisolasi, sempit dll.

Masalah-masalah ini bukan masalah yang bersifat pribadi seperti masalah antara atasan dan bawahan atau masalah ketidakpuasan kerja dll. Dengan kata lain, siapa pun yang menduduki jabatan tersebut akan menghadapi kesulitan atau masalah yang sama karena masalah tersebut melekat pada jabatan, bukan pejabatnya.

C. Langkah-langkah Penyusunan

1.        Mengkaji data-data Yang ada: (Visi dan misi, Struktur organisasi, Daftar posisi yang ada, Daftar tugas (task list),Tingkat kewenangan (level of authority).

2.        Melaksanakan analisa posisi (position analysis). Langkah yang dapat dilaksanakan antara lain adalah

-          Mengobservasi

-          Mendaftar kegiatan apa saja yang HARUS dilakukan untuk memperoleh HASIL yang ada dalam Analisis Stakeholder
   - Kegiatan harian, mingguan, bulanan
   - Kegiatan yang dilakukan sendiri, bersama orang lain, dalam tim,
   - Kegiatan persiapan (pra-kegiatan) hingga penyelesaian (pasca-kegiatan)
   - Tuliskan dalam format:
   - Kata/frase Kerja + agar/supaya + Kata/frase Benda (hasil, bila ada) + Kata keterangan/frase (waktu, tempat, dll, bila perlu).

-          Mengedarkan Questionaire

-          Melakukan Wawancara

-          Kombinasi

3.        Merumuskan draft position description:

-          Menggunakan format baku/yang telah disepakati

-          Bila mungkin, mendiskusikan draft tersebut dengan pemegang posisi (incumbent) dan juga pengawas (superior)

4.        Menetapkan position description

-          Mengajukan position description dalam bentuk tertulis (hard copy) untuk ditandatangani dan disetujui baik oleh incumbent maupun superior

-          Mengarsip position description, memperbarui bila dibutuhkan, menggunakan sebagai rujukan.

 

Proses Analisa Jabatan

oleh Martin E. Susilo

 

Langkah – langkah sistematis yang harus dilakukan saat menjalankan proses analisa jabatan adalah sebagai berikut:

1.     Mengkaji Data-Data Organisasi
Data-data apa saja yang dikaji? Visi – Misi Organisasi, Pedoman Pengelolaan SDM, Peraturan Perusahaan (PP), Perjanjian Kerja Bersama, Struktur Organisasi, Task List, Daftar Posisi, Level Otoritas.

2.     Melaksanakan analisa terhadap jabatan atau posisi
Langkah ini dapat dimulai dengan mengadakan observasi di lapangan (tempat tugas posisi yang dianalisa), mengedarkan questionire, melakukan interview dengan incumbent, atasan, bawahan dan rekan kerja untuk menghimpun daftar uraian pekerjaan dan indikator keberhasilan dari pekerjaan yang dilakukan. 

3.     Merumuskan draf uraian pekerjaan
Dengan menggunakan format yang telah disepakati oleh organisasi, analis jabatan menuliskan uraian pekerjaan dari jabatan yang sedang dianalisa.

4.     Mengajukan draf uraian pekerjaan
Selanjutnya analis mengajukan draf tersebut kepada atasan dan incumbent posisi yang dianalisa untuk mendapatkan masukan dan koreksi. 

5.     Menetapkan uraian pekerjaan
Setelah tidak ada koreksi dari atasan dan dari incumbent maka documen uraian pekerjaan dapat disahkan.

 

Suatu formulir uraian pekerjaan, biasanya mencantumkan hal-hal berikut ini:
1. Identitas Jabatan
2. Maksud Jabatan
3. Tanggungjawab Utama
4. Detail Tugas
5. Hubungan dengan Dalam dan Luar Organisasi
6. Wewenang
7. Persyaratan Jabatan
8. Struktur Organisasi
9. Pengesahan

 

Dokumen uraian jabatan tersebut harus selalu direvisi dan dikembangkan sejalan dengan dinamika dan kebutuhan organisasi.

Analisa Jabatan: Pengantar dan Konsep

Oleh: Martin E. Susilo

Analisa Jabatan atau Job Analysis adalah sebuah alat yang biasa digunakan dalam manajemen sumber daya manusia – MSDM. Alat ini diciptakan untuk mendapatkan gambaran menyeluruh dan lengkap mengenai suatu jabatan atau posisi. Gambaran lengkap dan menyeluruh yang dimaksud adalah uraian mengenai tanggungjawab dan tugas-tugas suatu jabatan (job description) dan uraian mengenai kualifikasi atau persyaratan yang dibutuhkan (job spesification) supaya tanggungjawab dan tugas tersebut dapat dijalankan dan memberikan unjuk kerja (performance) yang dapat diterima (average) dan luar biasa (outstanding).
Sajian informasi atau uraian dari analisa jabatan inilah yang akan digunakan dalam proses atau kegiatan MSDM yang lain. Begitu pentingnya alat ini sehingga ada yang menyebut job analysis ini sebagai alat yang utama dan pertama dalam MSDM. Fungsi MSDM lain yang akan mempergunakan dokumen hasil analisa jabatan (job description and job spesification) adalah perencanaan tenaga kerja (manpower planning), perekrutan dan penempatan (recruitment and placement), pengembangan organisasi (organisation development), pelatihan dan pengembangan (training and development), penggajian dan imbal jasa (compensation and benefit), hubungan industrial (industrial relation), dan juga sistem informasi SDM (human resources information sistem).
***
Kendati proses analisa jabatan dapat dilakukan sendiri oleh organisasi atau perusahaan, namun banyak perusahaan besar yang menyerahkan proses analisa jabatan ini kepada pihak ketiga atau para konsultan. Hal ini karena proses ini biasanya dilakukan sepaket dengan evaluasi jabatan (proses lain untuk menentukan nilai atau harga suatu posisi atau jabatan) sehingga membutuhkan tingkat independensi yang tinggi. Selain karena sumber daya internal yang belum mampu menangani proses ini.
Proses Analisa Jabatan
Analisa jabatan akan dimulai dengan proses pengumpulan data-data dari internal organisasi. Data-data yang biasanya digunakan adalah dokumen visi misi perusahaan, dokumen peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, dokumen prosedur operasi yang sudah distandardisasikan, dan dokumen lain yang dapat memberikan histori jabatan yang akan dianalisa. Selanjutnya analis jabatan (sebutan untuk orang yang melakukan analisa jabatan) akan mempelajari dokumen tersebut dan menggali informasi mengenai suatu jabatan.
Setelah mendapatkan informasi dari data yang sudah ada, analis jabatan akan terjun ke lapangan mengadakan 1) Penyebaran questioner 2) Wawancara dengan pemangku jabatan/incumbent, atasan/superior, rekan/peer, dan bawahan/subordinate 3) Observasi. Proses terjun di lapangan ini dilakukan untuk organisasi yang proses bisnisnya sudah berjalan. Artinya sudah ada kegiatan yang dilakukan. Di lapangan ini, analis jabatan akan menggali mengenai: tanggungjawab dan wewenang jabatan, tugas-tugas yang dijalankan, prosedur standar dalam operasionalisasi, kendala dan hambatan, pihak yang biasa terlibat dalam penanganan pekerjaan (stake holders). Maka sebelum mengadakan wawancara, biasanya analis jabatan akan menyebarkan questioner yang berisi pertanyaan seputar hal tersebut di atas.
Ketika pulang dari lapangan, analis jabatan akan menggenggam informasi yang akan diramu menjadi uraian jabatan dan persyaratan jabatan. Dia akan membuat draf atas informasi tersebut. Draf uraian jabatan dan persyaratan jabatan tersebut selanjutnya akan dikonsultasikan kembali dengan atasan dan pemangku jabatan, sebelum disetujui oleh atasan dan pemangku jabatan.
Dalam tulisan-tulisan selanjutnya akan diurai secara lebih mendalam mengenai proses analisa jabatan, alat-alat yang biasa digunakan dalam analisa jabatan, dan hal teknis lainnya.