Kompetensi adalah karakteristik yang dimiliki seorang pekerja atau individu yang membuat dirinya menunjukkan kinerja (performance) sesuai dengan ekspektasi pemberi kerja dan membedakannya dengan pekerja atau individu yang lain. Penjelasan lebih detail tentang kompetensi dapat dibaca di tulisan ini (kompetensi, apa itu?).
Sementara itu matrik kompetensi adalah pembuatan level atau tingkatan-tingkatan tertentu untuk setiap kompentesi. Level yang dimaksud disusun secara gradual kualitas, mulai dari yang terendah sampai yang tertinggi. Penyusunan level inilah yang akan digunakan untuk membuat suatu profil kompetensi bagi jabatan atau posisi tertentu. Profil kompetensi untuk suatu posisi tertentu inilah yang dikenal dengan istilah PQP (position qualification profile). Setiap posisi mensyaratkan adanya penguasaan kompetensi tertentu supaya posisi tersebut dapat menunjukkan kinerja yang minimal sesuai dengan standar. Misalnya posisi reporter, posisi ini memerlukan kecakapan teknis yaitu mampu menulis cepat. Leveling kompentesi teknis: mampu menulis cepat itu akan disusun sebagai berikut: level 1: mampu menulis 10 karakter per menit, level 2: mampu menulis 20 karakter per menit, level 3: mampu menulis 40 karakter per menit, level 4: mampu menulis 60 karakter per menit, level 5: mampu menulis lebih dari 70 karakter per menit.
Setiap kompetensi diberikan level mulai dari terendah, berarti apabila ada dalam level ini kemungkinan besar kinerja yang ditunjukkan tidaklah maksimal, level rata-rata, berarti ketika ada dalam level ini kemungkinan performance yang ditunjukkan akan memenuhi standar, dan level tertinggi yang artinya akan menunjukkan outstanding performance.
Setelah mendapatkan PQP yang menjadi standar maka proses selanjutnya adalah pemeriksaan incumbent/pemangku jabatan untuk mengetahui sejauh mana yang bersangkutan telah menguasai kompetensi yang disyaratkan untuk posisi yang dia pegang. Hasil dari pemeriksaan inilah yang akan menghasilkan profil kompentsi untuk incumbent (incumbent qualification profile/IQP).
Ketika dokomen PQP dan IQP ini disandingkan untuk dibandingkan maka akan ditemukan gap. Gap yang dimaksud adalah perbedaan antara PQP dengan IQP. Perbedaan itu dapat positif (+) yang berarti yang bersangkutan memiliki kompetensi yang melebihi standar yang ditetapkan untuk posisinya. Untuknya dapat dipertimbangkan promosi, job enlargement. Gap itu dapat juga negatif (-), berati yang bersangkutan butuh treatment tertentu untuk mengupgrade kompetensinya supaya naik ke level standar. Treatment yang dimaksud dapat berupa pelatihan-pelatihan tertentu sesuai dengan kebutuhan. Proses inilah yang juga disebut training need analysis (TNA) berbasis kompetensi.
File berikut menunjukkan contoh matrik kompetensi (PQP, IQP, dan Gap): form competency matrix.
gambar dari http://www.thefreedictionary.com/upstairs
Analisa Jabatan 