Job Analysis dalam Praktik

oleh Martin E. Susilo

Position Description adalah paparan mengenai pemahaman mendasar tentang apa yang harus dan hendaknya dilaksanakan seorang yang ditugaskan. Dokumen position description juga menjelaskan tujuan perutusan serta apa yang dilakukan dalam tugas perutusan tersebut supaya tujuan perutusan dapat dicapai. Uraian jabatan berfungsi sebagai kerangka bagi pemegang jabatan untuk bekerja dan berprestasi (performance).

 

Secara ringkas, Informasi dari sebuah uraian jabatan dapat digunakan antara lain untuk:
1. Menyusun dan merevisi struktur organisasi
2. Menilai bobot suatu posisi
3. Merencanakan persyaratan Sumber Daya Manusia
4. Menempatkan pelayan baru
5. Memberikan orientasi bagi pelayan baru
6. Mengidentifikasi kebutuhan training
7. Meningkatkan prestasi kerja

Prinsip-prinsip dasar yang harus diingat dalam mengembangkan suatu uraian jabatan adalah:

 

-> Memfokuskan kepada pekerjaan, bukan kepada orang yang melakukan pekerjaan
-> Menyajikan suatu analisis, bukan daftar kegiatan
-> Berdasarkan fakta, tidak berdasarkan pada pendapat atau penilaian subyektif
 

 

Beberapa Aspek Yang Tertera Dalam Uraian Jabatan
1. Identitas
Berisi informasi ringkas mengenai jabatan yang dipegang saat ini, jabatan atasan langsung, departemen, divisi dan/atau tempat bekerja.

2. Tujuan/Maksud Jabatan Keseluruhan (Overall Job Purpose)
Pernyataan singkat tentang mengapa suatu jabatan ada dan apa artinya bagi organisasi, jadi melingkupi apa yang dilakukan dan apa yang dihasilkan.

Tujuan jabatan secara keseluruhan harus dapat menjawab paling tidak satu dari beberapa pertanyaan di bawah ini:
¨ Bagian apa dari keseluruhan tujuan organisasi yang diselesaikan oleh jabatan ini?
¨ Apakah kontribusi khusus dari jabatan ini terhadap organisasi?
¨ Apa yang tidak akan terlaksana bila jabatan ini tidak ada?
¨ Mengapa kita perlu jabatan ini?

Tiga elemen utama dari pernyataan singkat tujuan jabatan keseluruhan (overall job purpose):
¨ Tujuan keberadaan jabatan– mengapa fungsi itu dilakukan
¨ Batasan – fungsi apa dan/atau kegiatan apa yang dipengaruhi
¨ Sasaran – Hasil akhir

3. Tugas Utama/Lingkup Tanggungjawab (Key Result Areas)
Merupakan daftar hasil akhir atau tanggungjawab utama yang dituntut oleh jabatan ini, guna tercapainya tujuan organisasi secara keseluruhan.

Lingkup tanggungjawab diharapkan dapat menjawab: 
–  Target apa saja yang harus anda capai 
– Apa yang harus Anda lakukan untuk mencapai target Anda tersebut 
– Apa saja yang dapat Anda gunakan sebagai tolok ukur keberhasilan jabatan Anda 
– Tujuan apa saja yang diharapkan dari serangkaian kegiatan Anda 
– Apa kontribusi Anda terhadap tujuan organisasi 
– Bilamana Anda dianggap berhasil atau gagal oleh atasan

Karakteristik tanggungjawab utama adalah:
¨ Memfokuskan pada hasil akhir, bukan kegiatan.
¨ Tanggungjawab utama mencakup pernyataan yang terdiri dari ‘mengapa’ (tujuan keberadaan), ‘apa’ (batasan), dan ‘hasil akhir’ (sasaran).
¨ Masing-masing tanggungjawab utama berbeda satu dari yang lainnya, dan menjelaskan suatu bidang yang jelas, di mana hasilnya harus dicapai atau dilakukan si pemegang jabatan.
¨ Biasanya terdiri atas 4 sampai 8 area kontribusi; bila kurang dari itu, kemungkinan kita menyatukan 2 tanggungjawab atau lebih secara bersamaan atau mengabaikan bidang-bidang penting; jika lebih kemungkinan kita membuat daftar kegiatan, bukan tanggungjawab.
¨ Diawali dengan suatu kata kerja yang menunjukkan jenis tanggungjawab yang unik atau khusus bagi jabatan tersebut yang berbeda dengan jabatan lainnya.

4. Wewenang Jabatan
Otoritas yang dimiliki oleh suatu jabatan untuk membuat keputusan tanpa berkonsultasi atau menunggu persetujuan atasan terlebih dahulu. Dalam jabatan tertentu, wewenang jabatan dapat berupa rekomendasi keputusan

5. Hubungan dengan pihak terkait (stakeholder)
Gambaran interaksi antara jabatan dengan pihak-pihak lain di dalam dan di luar organisasi

6. Spesifikasi Jabatan
Sejumlah persyaratan yang harus dan sebaiknya dimiliki pemegang jabatan

7. Kompetensi (Competencies)
Kompetensi adalah karakteristik pribadi di mana seseorang yang berprestasi luar biasa (outstanding performer) dalam pekerjaan tertentu:
¨ Melakukannya lebih sering
¨ Melakukannya pada banyak situasi yang berbeda
¨ Melakukannya dengan hasil yang jauh lebih baik dari seorang yang berprestasi rata-rata (average performer). Kompetensi mencakup pengalaman, pengetahuan, ketrampilan dan karakteristik pribadi.

8. Problem / Tantangan Khusus (Specific Problem / Challenges)
Menggambarkan bagian yang paling sulit dan kompleks yang tidak tercakup dalam uraian di atas dan yang bukan merupakan kegiatan rutin sehari-hari. Berisikan problem dan tantangan khusus yang khas dari suatu jabatan, di dalam maupun di luar organisasi, yang berkaitan dengan lingkup tanggungjawab jabatan.

Beberapa hal yang dapat membantu Anda untuk mengidentifikasi tantangan dan kompleksitas jabatan:
1. Keanekaragaman masalah
2. Masalah yang paling khas
3. Masalah yang paling sulit
4. Desakan waktu dan perhatian yang dibutuhkan dalam memecahkan masalah
5. Dukungan, bantuan, kemampuan yang dibutuhkan dalam memecahkan masalah
6. Kondisi atau keadaan lingkungankerja secara fisik seperti beresiko atau berbahaya, suara atau bunyi keras, gelap, pengap, kotor atau berlumpur, tertutup atau terisolasi, sempit dll.

Masalah-masalah ini bukan masalah yang bersifat pribadi seperti masalah antara atasan dan bawahan atau masalah ketidakpuasan kerja dll. Dengan kata lain, siapa pun yang menduduki jabatan tersebut akan menghadapi kesulitan atau masalah yang sama karena masalah tersebut melekat pada jabatan, bukan pejabatnya.

C. Langkah-langkah Penyusunan

1.        Mengkaji data-data Yang ada: (Visi dan misi, Struktur organisasi, Daftar posisi yang ada, Daftar tugas (task list),Tingkat kewenangan (level of authority).

2.        Melaksanakan analisa posisi (position analysis). Langkah yang dapat dilaksanakan antara lain adalah

          Mengobservasi

          Mendaftar kegiatan apa saja yang HARUS dilakukan untuk memperoleh HASIL yang ada dalam Analisis Stakeholder
   – Kegiatan harian, mingguan, bulanan
   – Kegiatan yang dilakukan sendiri, bersama orang lain, dalam tim,
   – Kegiatan persiapan (pra-kegiatan) hingga penyelesaian (pasca-kegiatan)
   – Tuliskan dalam format:
   – Kata/frase Kerja + agar/supaya + Kata/frase Benda (hasil, bila ada) + Kata keterangan/frase (waktu, tempat, dll, bila perlu).

          Mengedarkan Questionaire

          Melakukan Wawancara

          Kombinasi

3.        Merumuskan draft position description:

          Menggunakan format baku/yang telah disepakati

          Bila mungkin, mendiskusikan draft tersebut dengan pemegang posisi (incumbent) dan juga pengawas (superior)

4.        Menetapkan position description

          Mengajukan position description dalam bentuk tertulis (hard copy) untuk ditandatangani dan disetujui baik oleh incumbent maupun superior

          Mengarsip position description, memperbarui bila dibutuhkan, menggunakan sebagai rujukan.

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s